Pマーク(プライバシーマーク)取得おすすめコンサル企業をご紹介

Pマーク(プライバシーマーク)取得後の運用方法

Pマークを取得すると、取引先などへの信用力が大きく変わります。新たに取引をする上でも有利になるときがあります。取得するのは結構大変ですが、それ以上に大変といわれるのが取得後の運用です。どう取り組んでいくか考える必要があります。

 

取得時に作成したマニュアル通りに業務を行う

長年取引のある会社もあれば、これから新たに取引を開始する会社もあるでしょう。どちらにしてもそれぞれの会社がどんな運営方法を採っているのかは気になります。取引をすれば自社の情報も相手の社内で管理されるようになりますが、杜撰に処理されていれば流出される可能性があります。あまりそんな会社とは取引したくないでしょう。

Pマークを取得すれば個人情報の取り扱いなどをマニュアルに則って取り扱っていることをアピールできます。取得をするときにはPマーク取得支援の元でマニュアルを作成し、実際に実行に移します。そしてその様子を認定委員などに見てもらい、最終的に認定をしてもらいます。

それ以後の運用としては、いかにマニュアル通りの手続きができるかになるでしょう。認定されたからそれ以前の方法に戻るのではなく、より厳しく実行されているかどうかの管理が必要になります。取得をしたら終わりではなく、将来的に更新が必要になってきます。その時に守られていないことが分かれば認定の取り消しになります。それは防がなくてはいけません。

新たな問題点などを見直して更新に備える

Pマークを取得すると、取引先などに対して情報の取り扱いなどのアピールができます。しかしこれまで取得したことのない会社が一から取得しようとすると知識不足と時間の浪費で一筋縄ではいかないでしょう。

そんな時は、Pマーク取得支援を行っている業者のサポートを受けることをおすすめします。取得に関する不足がないように調整してくれますし、無駄な行動は削除するように指摘してくれます。これにより早期の取得が可能になります。最初の取得時は認定を受けるにあたっての必要最低限の取り組みを徹底しますが、実際には更に取り組みを改善していくようになります。そのため取得後の運用としては、新たな問題点を見つけるなどの見直しがあります。

一応認定は受けたけども、将来的には認定を取り消される問題があるかもしれません。それを次の更新時までにチェックし、問題がないような状態にしておく必要があります。この時にもサポートしてくれる業者にいろいろアドバイスをうけると良いでしょう。取得時にサポートを受けた会社であれば、取得時の状況などもわかっているので、適切なアドバイスをもらえます。

負担を減らしながら実行できる仕組みを作る

Pマークを取得している会社としていない会社で競合したとき、取得している会社が選ばれるケースが少なからずあります。信用力を得るために、できれば取得をしておきたいものです。しかし全く取得に関する取り組みしていない会社が取得するにはそれなりの時間と行動が必要になります。

Pマーク取得支援をしてくれるサービスを利用すると、それぞれの会社に合った取得方法やプログラムを提案してくれます。しかし問題は実際に取得してから起こることが多く、例えば中小企業などは取得後の運用に負担がかかるために返上をするところもあるようです。これだと逆に取引先を失う可能性があります。

取得後の取り組みとして、いかに負担を減らしながら維持ができるのかの仕組みづくりがあるでしょう。どの部分に負担がかかっているのかをサポート会社などにチェックしてもらい、現在の方法とは別の方法で維持できないかを検討します。教育などが新たな負担として発生しやすいですが、自社内で教育をするだけでなく、外部の機関などを利用して教育するなども検討すると良いかもしれません。

 

まずは取得時に作成したマニュアル通りに行えるかどうかでしょう。それが続けられないと取消される可能性があります。今の問題点だけでなく、将来起こりうる問題点も考慮しながら、負担無く運用できる仕組みにする必要があります。