Pマーク(プライバシーマーク)取得おすすめコンサル企業をご紹介

Pマーク(プライバシーマーク)で最低限必要な設備


Pマークの取得をするには、申請をして取得するに値する運営がされているかどうかチェックされます。自社内での対応も可能ですが、支援会社のアドバイスを受けると不足している部分の指摘を受けられます。足りていない設備などを確認しましょう。

 

 

 

個人情報が書かれている書類を保管する設備

会社における書類の電子化が進められています。会社で作成する資料はパソコンで作成され、メールなどで伝えられます。回覧が紙で周ってくるケースは少ないかもしれません。ではすべてを電子化できるかですが、社外から提出される書類の中には紙の状態で渡されるものもあります。

それもスキャニングして電子保存するときもあるでしょうが、原本として保存をするケースもあります。Pマーク取得支援会社に依頼をするとき、個人情報の書かれている書類を保管する設備があるかどうか聞かれるかもしれません。通常はあって当たり前になるのでしょうが、重要性を認識していない会社などは段ボールに入れてその辺りに積んでいるところもあります。

非常に重要な情報になるので、鍵のかかるキャビネットなどに整理をして保管する必要があるでしょう。鍵に関しても誰もが容易に開けられるようなものではなく、申請などをしないと開けられない仕組みにしなければいけません。外部流出する可能性を極力減らすための仕組みを用意しておく必要があります。

シュレッダーなど不要な情報を処理する機械

シュレッダーといえば家庭用が家電量販店などで販売されています。電気で動くものもあれば、手動で使えるものもあります。さらに刃が複数付いたハサミなどもあります。これらを使えば、住所や名前などが書かれている書類をそのまま捨てるよりも多少安心できるかもしれません。

各家庭となるとそれほど大事な書類などを捨てる機会は少ないでしょうが、会社等だとたくさんあるかもしれません。毎日のように郵便物が届きますし、客先などからも提出されます。電子化後に原本を保存しなくていい時、それをそのまま捨てればその情報が盗まれてしまう可能性がります。

Pマーク取得支援会社に依頼をすると、必要な設備を用意するように言われます。その時に用意したいのがシュレッダーです。家庭用のものは大量に処理をするのに向いていなくて、1日に処理できる量が限られています。できれば業務用の大型のものがある方が好ましいでしょう。シュレッダーすべき書類の量によっても異なりますが、まだ導入していないなら支援会社にアドバイスを受けるようにしましょう。

停電が起きてもサーバが落ちないための設備

社員が使っているパソコンは、通常は帰宅するときに電源を切るでしょう。しかし1日中電源が入っている機械もあります。それは各種のサーバです。社内のシステムを管理するサーバもあれば、自社のホームページのためのサーバなどもあるかもしれません。常に電源が入っているからこそ、いつでもアクセスをして情報が得られるようになっています。

もし地震などが来て停電になったらどうなるかですが、通常は電気が得られないので電気を使う設備は使えなくなります。サーバも切れてしまいますが、となると会社の業務が行えなくなる可能性があります。Pマーク取得支援をしてもらうとき、必要な設備として無停電装置などが提案されるかもしれません。

会社によってはサーバ機能を外部委託しているところもありますが、自社内でサーバを運用しているなら一定期間電源が落ちても問題がない仕組みを用意しておきましょう。地震以外にも雷や、ビル特有のトラブルなどで一時的に電気が使えなくなるときがあります。数秒切れてもサーバが落ちるので、それを防がないといけません。

 

それぞれの会社での情報の扱い方が、情報流出を招く仕組みになっていると申請が通りにくくなります。個人情報が書かれている書類などは流出しにくいよう管理しなければいけません。不要な書類を適切に処理する設備も必要です。